Voor accountants- en administratiekantoren

Het schrijfwerk uit de aangiftepiek halen

Uw mensen zijn opgeleid om cijfers te beoordelen, niet om besprekingsnotities uit te typen. Precies dat deel kan sneller, zonder dat er één getal verandert.

Plan een kennismaking Drie prompts om te proberen

Twee uur op kantoor · max. 15 personen · ook voor assistenten en secretariaat

Het werk

Waar in uw kantoor de uren weglopen

elke klantbespreking

De besprekingsnotitie

De cijfers staan er al. Het kost tijd om er een verhaal van te maken dat de klant begrijpt, en dat verhaal lijkt elk jaar op dat van vorig jaar.

na elke wetswijziging

De klantbrief

Eén wijziging in de regels, driehonderd klanten die het moeten weten, en vier versies voor vier soorten klanten.

doorlopend

Mail die juridisch nauw luistert

Een vraag over een naheffing beantwoorden kost twintig minuten, waarvan vijftien aan formuleren.

per dossier

Aantekeningen naar een puntenlijst

Wat u tijdens het samenstellen opviel, moet nog worden omgezet in iets dat de klant kan lezen en waar hij iets mee kan.

maandelijks

Rapportages en toelichtingen

Dezelfde opbouw, andere cijfers. Werk dat niemand leuk vindt en dat toch nauwkeurig moet.

bij elke nieuwe collega

Kennis overdragen

Wat de ervaren collega in zijn hoofd heeft, staat nergens. De krapte op de arbeidsmarkt maakt dat duurder dan het was.

Zelf proberen

Drie prompts voor uw kantoor

Neem een dossier waar u toch aan werkt, haal de namen eruit, en probeer er één. Dat zegt meer dan wat ik hier kan beloven.

Klantbespreking

Van cijfers naar een besprekingsnotitie

Je helpt mij een jaarbespreking voorbereiden
voor een klant zonder financiële achtergrond.

Lever op basis van de cijfers hieronder:
- Drie dingen die opvallen ten opzichte van
  vorig jaar, in gewone taal
- Per punt één vraag die ik de klant stel
- Twee risico's die ik moet benoemen
- Wat ik uit deze cijfers alleen beslist
  niet kan concluderen

Reken niets uit wat er niet staat, rond geen
bedragen af, en vul geen branchegemiddelden in.

Cijfers:
[plak hier, zonder naam en zonder KvK-nummer]
Klantcommunicatie

Wetswijziging naar een leesbare klantbrief

Hieronder staat de toelichting op een wijziging
in de regelgeving.

Schrijf er drie versies van:
1. Voor een ondernemer zonder boekhoudkennis
2. Voor een klant met een eigen administrateur
3. Een korte variant van 80 woorden voor in
   de nieuwsbrief

Per versie:
- Begin met wat dit voor de lezer betekent
- Noem data en bedragen letterlijk zoals ze
  in de toelichting staan
- Geen advies dat ik niet heb gegeven
- Sluit af met wat de lezer nu moet doen

Toelichting:
[plak hier]
Dossier

Aantekeningen naar een puntenlijst voor de klant

Hieronder staan mijn werkaantekeningen bij een
dossier.

Maak er een lijst van die ik met de klant kan
doornemen:
- Per punt: wat ik zag, waarom het uitmaakt,
  en wat ik van hem nodig heb
- Sorteer op wat het snelst moet
- Zet punten waarover ik eerst intern wil
  overleggen apart onderaan

Neem niets op wat er niet staat. Twijfel je of
iets een constatering of een vermoeden is,
zet het dan bij de vermoedens.

Aantekeningen:
[plak hier, zonder namen]

Eerst dit

Wat er in uw kantoor niet in mag

Uw beroep kent een geheimhoudingsplicht uit de VGBA en u werkt met gegevens waar u onder de Wwft verantwoording over aflegt. Dat verandert niet omdat er een AI-venster openstaat. Buiten de deur blijft:

  • Klantdossiers met naam, adres, BSN of KvK-nummer erin.
  • Concept-jaarrekeningen en concept-aangiftes voordat ze zijn vastgesteld.
  • Vastleggingen uit het cliëntenonderzoek en het cliëntrisicoprofiel.
  • Informatie over een overname, reorganisatie of geschil die nog niet naar buiten is.
  • Alles rond een melding of een voorgenomen melding van een ongebruikelijke transactie.

Dat laatste punt is de scherpste grens. De Wwft verbiedt u de cliënt te laten weten dat u een melding doet of overweegt, en dat verbod gaat verder dan de gewone geheimhouding. Zet er dus niets over in een extern hulpmiddel — ook niet geanonimiseerd, ook niet om even te laten meedenken over de afweging.

Voor het overige sluit dit het gebruik niet uit, het bepaalt de werkwijze: haal de identificerende gegevens eruit en laat de structuur staan. Een besprekingsnotitie wordt even goed met "de onderneming" in plaats van de handelsnaam. Leg die werkwijze wel vast, want de VGBA verlangt dat u maatregelen treft zodat ook de mensen die onder uw verantwoordelijkheid werken zich eraan houden. "Ik wist niet dat mijn assistent dat deed" is geen verweer.

Aanbod

Beginnen bij uw kantoor

Kennismaking

€ 450

twee uur, tot 15 personen

Trainingsdag

€ 3.250

hele dag, tot 12 personen

E-learning

€ 149

per persoon, eigen tempo

Exclusief btw en reiskosten. Opleidingskosten zijn voor uw onderneming aftrekbaar. Plan de kennismaking buiten de aangiftepiek, dan heeft uw team er in de piek iets aan.

Welke gegevens mogen er niet in? Hoe controleer ik het antwoord? Kan ik het vergoed krijgen?

Kennismaken

Een kort gesprek kost u niets.

Vertel welk werk nu de meeste tijd kost en met hoeveel mensen u zit. Dan hoort u meteen of twee uur genoeg is.

Plan een gesprek